¿Cómo crear un evento híbrido?

Crear un evento híbrido en Ecopass es un proceso rápido. Esta guía te ayudará a configurar los detalles básicos para que tu evento esté listo para recibir asistentes en minutos.

📋 Antes de empezar

Para que el proceso sea fluido, asegúrate de tener a mano la siguiente información:

• Datos básicos: Nombre del evento, fecha, hora de inicio y término.
• Ubicación: Dirección exacta donde se realizará el encuentro.
• Gráficos (Imágenes):

Imagen de perfil (514x400 px): Se mostrará en la versión móvil.

Banner principal (1440x400 px): Aparecerá en la web, correos de confirmación y tickets.

• Descripción: Un texto atractivo con los detalles que el asistente debe conocer.
• Configuración de Tickets (Categorías): Nombre de la entrada, stock disponible y precio (si es pagado).

🛠️ Paso a paso para la creación

1. Ingresa a tu cuenta: Ingresa a tu cuenta de administrador en Ecopass y selecciona la opción "Crear Evento".
2. Configurael tipo de evento: Asegúrate de marcar la opción "Híbrido". Esto habilitará el campo de dirección y mapa.
3. Configura la visibilidad:

Público: El evento aparecerá automáticamente en el home de Ecopass para que cualquier persona lo encuentre.

Oculto: El evento no será visible en el home de Ecopass. Solo podrán acceder las personas que tengan el enlace directo compartido por ti como productor.

4. Elige el tipo de validación: Debes decidir cómo quieres validar las entradas el día del evento. Tienes dos opciones:

Validación Simple Código QR - Al portador: El usuario recibe los códigos QR en su correo. Estos códigos no están asociados a un nombre específico; quien presente el QR podrá ingresar. Ideal para procesos rápidos.

Validación con Carnet de Identidad - Nominal: Al registrarse, se exige llenar los datos de cada asistente (Nombre + RUT/DNI/Pasaporte). Las entradas son nominativas y cada persona recibe un QR asociado a su documento de identidad. Ideal para máxima seguridad y bases de datos detalladas.

5. Información y diseño del evento: Agrega el nombre del evento, fecha y hora exacta de inicio y termino, Gráficas (Imágenes).
6. Descripción: Además de los detalles promocionales, asegúrate de incluir información útil para el asistente como; puntos de referencia, disponibilidad de estacionamiento, restricciones de edad, código de vestimenta e itinerario. Una descripción completa resuelve dudas de forma anticipada, genera confianza y agiliza significativamente el proceso de compra o registro.
7. Crea tus tipos de entradas (Tickets): Dependiendo de tu evento, puedes crear tres tipos de tickets:

Ticket Gratis: Para registros sin costo.

Ticket Pagado: Entradas con un precio de venta al público.

Ticket de Cortesía: Estos no se ven en la página pública. Solo sirven para que tú, de forma interna, envíes invitaciones gratuitas a personas específicas.

***Recuerda que puedes diferenciar tickets para acceso presencial y tickets para acceso solo streaming.

5. Finalizar y Publicar: Revisa que todo esté en orden en la vista previa y haz clic en "Crear evento". Tu evento ya está creado.
6. Módulo de Transmisiones (Paso Extra Obligatorio): Una vez creado el evento, debes dirigirte al  módulo "Transmisiones" y seleciona el botón crear transmisión y sigue los pasos:

Configura el nombre de la transmisión, fecha y hora de inicio.

Agrega el link o el Iframe del streaming.

Asocia el ticket que que tiene acceso a la transmisión

Configurar recordatorio

Importante: Debes dejar esta opción configurada (aunque sea con un link provisional) para que el asistente reciba el correo con el botón de acceso a la transmisión en su correo. Si omites este paso, el sistema enviará un QR presencial por defecto.

💡 Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no tengo el link definitivo de la transmisión todavía?

Utiliza un enlace provisional (como tu sitio web o el link del evento que estas creando). Lo importante es que la transmisión quede configurada; esto permite que el sistema diferencie los accesos: el asistente online recibirá un correo con un botón que le dará entrada al streaming, mientras que el asistente físico recibirá una entrada con código QR. Una vez tengas el enlace definitivo, podrás reemplazarlo en cualquier momento.

¿Si uso un enlace provisional, el asistente entrará a un sitio que no corresponde?

No. El asistente nunca verá el enlace provisional que ingresaste. El sistema de Ecopass lo utiliza únicamente para activar la configuración técnica. El usuario, al hacer clic en su botón de acceso, entrará a una Sala de Streaming .

Dentro de esta sala, el usuario verá un contador en tiempo real que le indicará cuánto falta para el inicio del evento. Una vez que el contador llegue a cero y el evento comience, se mostrará el contenido del streaming (para lo cual ya deberás haber reemplazado el link provisional por el original).

¿Qué diferencia hay entre usar un código Iframe o un Link de transmisión?

La diferencia principal es dónde verá el asistente tu contenido:

Código Iframe (Código de inserción): Al usar este código, la transmisión queda "embebida" o integrada directamente dentro de la sala de streaming de Ecopass. Esto significa que el usuario no tiene que salir de nuestra plataforma; podrá ver el video directamente desde la misma sala donde está el contador.

Link (Enlace directo): Si usas un enlace de plataformas como YouTube, Vimeo, Zoom o similares, el sistema funcionará como una redirección. En cuanto comience el evento, el asistente será dirigido automáticamente desde la sala de Ecopass hacia la página o aplicación donde se esté realizando la transmisión.

💡Tip para el organizador: Recomendamos el Iframe si buscas una experiencia más fluida y profesional dentro de un mismo sitio, y el Link si prefieres aprovechar las funciones nativas de otras plataformas (como el chat de YouTube o las herramientas de Zoom).

¿Qué significa "Agregar recordatorio" y para qué sirve?

Es una función diseñada para aumentar la tasa de asistencia a tu evento digital. Te permite programar el envío de un correo automático 30, 60, 90 o 120 minutos antes de que inicie la transmisión.

• ¿Cómo funciona? El sistema envía un recordatorio directo al correo de cada asistente con el botón "Únete ahora". Al hacer clic, el usuario ingresa de inmediato a la sala de streaming sin tener que buscar su correo  inicial.

• Importante: Si dejas esta opción sin configurar, los usuarios no recibirán ningún aviso previo. Te recomendamos activarlo para asegurar que tu audiencia recuerde conectarse en el momento exacto del inicio.

  
  

¿El recordatorio también se envía a los asistentes presenciales?

No. El sistema de recordatorios automáticos está diseñado exclusivamente para las transmisiones online.

¿Puedo editar la información del evento después?

Sí. Puedes modificar cualquier dato que configuraste desde el modulo “Datos del evento” (excepto el tipo de validadación).

¿Qué hacer si no tengo el banner o grafica del evento lista?

Puedes continuar y subir tus graficas luego, pero te recomendamos subirlas antes de difundir el enlace de tu evento para dar una imagen mas profesional de tu evento.

En visibilidad me aprece la opción "Privado" ¿Qué significa?

Esta opción de visibilidad solo está disponible si tienes habilitada tu Cartelera de Eventos (Showcase). Al activarla, tus eventos aparecerán exclusivamente en tu link personalizado y no se mostrarán en la página principal (Home) de Ecopass.