¿Cómo cargar/subir bases de datos?

• Ingresa al dashboard de tu evento y dirígete al módulo "Asistentes".
• Haz clic en la opción "Agregar personas" y luego selecciona "Masivo" (o "agregar varias personas a la vez").
• Selecciona el ticket: Elige el ticket o categoría específica donde vas a cargar a estas personas.
• Haz clic en "Descargar plantilla".

2. ¿Cómo llenar la plantilla Excel?

Al abrir el archivo descargado, verás las columnas requeridas (como nombre, apellido y correo). Si tu evento es nominal, también te pedirá el el RUT o número de documento de identidad; si el evento es al portador, la columna de RUT no existirá.

• Regla de formato para documentos: Si ingresas un RUT chileno, debes escribirlo con puntos y guion. Si ingresas un DNI extranjero o pasaporte, debes anotarlo sin formato.
• Regla para celdas vacías: Nunca dejes un campo en blanco. Si te falta el dato de algún usuario (por ejemplo, no tienes su apellido o cargo), rellena esa celda con un punto (.) o un guion (-). Las celdas vacías pueden generar errores al momento de subir el archivo.

• Una vez que hayas llenado y verificado todos los datos, guarda tu archivo Excel.
• Vuelve a la plataforma en el módulo de carga masiva y sube la plantilla.

Nota: Si el sistema detecta registros duplicados, te lo indicará para que puedas eliminar el duplicado directamente ahí.

• Configura las notificaciones: Selecciona si deseas que los usuarios reciban un correo automático con el comprobante y código QR de su entrada (tildando la opción) o si prefieres que no reciban ninguna notificación (destildando la opción).
• Para finalizar, haz clic en "Agregar persona" y tu base de datos quedará cargada exitosamente.

¿Qué pasa si necesito subir campos adicionales como (Empresa, Cargo, etc.)?        

Si quieres que tu base de datos incluya información extra, antes de descargar la plantilla debes ir al módulo "preguntas", crear esas preguntas (por ejemplo, "Empresa") y asociarlas al ticket donde harás la carga. Luego, al volver al módulo asistentes y descargar la plantilla, verás que las columnas adicionales ya aparecen  en el excel.

¿Puedo usar la misma plantilla descargada para cargar asistentes en distintos tickets?

No. Al descargar la plantilla de un ticket, esta viene configurada de manera exclusiva y solo podrás usarla para cargar registros en ese ticket en específico. Si deseas cargar registros en otra entrada o categoría, deberás descargar la plantilla correspondiente a ese nuevo ticket y llenarla con los datos

¿Qué hago si me falta información de un asistente (ej. apellido o empresa)? Es fundamental que todas las celdas contengan información, ya que las bases con campos vacíos generarán errores al intentar subirlas a la plataforma. Si te faltan datos de texto, puedes utilizar un guion (-) o un punto (.) para rellenar esos campos y así evitar errores de carga.

¿Es obligatorio ingresar el RUT de todos los asistentes?

El campo de RUT es obligatorio solo si tu evento es nominal (con validación de identidad). En este caso, si no tienes algunos números de RUT, puedes rellenar esos campos con números correlativos inventados que no se repitan. Por el contrario, si tu evento es al portador (con validación QR) esa columna no existirá.

¿Cuál es el formato correcto para ingresar el RUT o identificaciones extranjeras?

El RUT chileno debe ingresarse obligatoriamente con puntos y guion (Ej: 12.345.678-9). Si los tienes sin formato, puedes apoyarte en herramientas como ChatGPT copiando los RUT y pidiéndole que les agregue los puntos y el guion rápidamente. Por otro lado, si es un usuario extranjero, debes ingresar su DNI o Pasaporte sin puntos ni guiones (Ej: EP23456789).

¿Qué pasa si no tengo el correo electrónico de alguna persona?

El correo electrónico es un campo obligatorio en la plantilla. Si te falta algún correo, puedes ingresar un correo aleatorio inventado, pero ten en cuenta que ese usuario no recibirá la notificación ni su entrada QR.

Nota: Si una persona tiene dos o más correos, cada uno debe ser cargado en celdas y filas separadas (un registro independiente por cada correo).

¿Puedo modificar el orden de la plantilla de Excel?

No. Es muy importante que no modifiques, elimines ni muevas las columnas de la plantilla descargada, ya que esto generará errores críticos al cargarla. Asegúrate siempre de colocar cada dato exactamente en su columna correspondiente (el RUT en la del RUT, el nombre en la del nombre). Tampoco debes incluir caracteres especiales o símbolos innecesarios (Ej: %/#🙂‍).

¿Puedo editar o eliminar datos una vez que subí el Excel?

Verifica muy bien los datos antes de cargar la base en tu dashboard. Una vez que los asistentes son cargados en la plataforma, los datos no se pueden eliminar ni modificar directamente de forma masiva.