📋 Manual Integral del Supervisor de Eventos: Protocolos y Operación Técnica

El Supervisor de Evento coordina y garantiza que la acreditación funcione a la perfección, desde la planificación inicial hasta el cierre del evento. Sus responsabilidades incluyen liderar al equipo humano y asegurar el correcto funcionamiento de la tecnología en puerta.

A continuación, detallamos las fases de tu gestión:

Fase 1: Planificación y Visita Técnica (1 a 2 días antes).

La preparación es fundamental para evitar contratiempos. Comienza consultando los detalles del evento y coordina una visita técnica con el productor para confirmar la logística en el recinto:

🛜 | Asegura acceso a Internet/Wi-Fi estable y solicita las credenciales (Indispensable).

🔌 | Confirma la disponibilidad de enchufes y verifica que haya al menos un alargador (Indispensable).

✅ | Revisa la disponibilidad de mesas, sillas, toldos.

📌 | Confirma la entrega de lanyards, porta credenciales, pulseras o merchandising

📤 | Revisa el programa y requerimientos específicos (carga de bases de datos, envío de invitaciones, etc.).

🚨 Nota Importante: Si no se cumplen los requisitos mínimos indispnesables, debes alertar a la producción sobre los posibles riesgos y dejar registro vía correo electrónico. (Para dudas, contacta al líder de Onboarding de Ecopass).

Fase 2: Pre-Acreditación y Capacitación (Día previo)

✅ | Asegúrate de que todas las PDAs estén completamente cargadas.

✅ | Asegúrate de que las PDA tengan la última versión de la App ¿Cómo actualizar la App?.

✅ | Verifica que haya suficientes rollos de etiquetas (Solo eventos con impresión).

✅ | Calibrar papel para la impresión  ¿Cómo calibrar impresión? (Solo eventos con impresión).

✅ | Configurar laser del equipo ¿Cómo configurar lector láser?

✅ | Configurar teclado ¿Cómo configurar teclado?

✅ |  Verificar si está activada y configuarada la impresión de credenciles ¿Cómo activar impresión de credenciales? (Solo eventos con impresión).

✅ | Verificar si está activado y configurado el registro directo ¿Cómo activar registro directo? (Solo eventos registro in situ).

✅ | Realizar registros de prueba, hacer test de acrediración, impresión de credenciales y registro si aplica.

✅ | Si surgen dudas contactar al equipo de soporte.

Fase 3: Setup y Preparación Técnica (Día del evento)

✅ | Llega 1 a 2 horas antes para organizar el stand y encender los equipos.

✅ | Brinda una inducción y charla a los acreditadores. Revisen juntos este manual, practiquen los pasos a seguir en la aplicación.

✅ | Comuniquen las normas de comportamiento y repasen los protocolos ante imprevistos.

✅ | Si presenta algún error en la acreditación, repórtelo de inmediato a soporte incluyendo un video de la incidencia. Esto permitirá que el equipo identifique la causa raíz de forma rápida, sin necesidad de hacer múltiples preguntas de diagnóstico. Un reporte con video reduce el tiempo de respuesta hasta en un 50%.

Fase 4: Protocolo de Cierre (Post-Evento)

✅ | Haz un recuento (inventario) detallado de los equipos PDA, cargadores y accesorios.

✅ |  Si el organizador solicita un reporte de asistencia, dirígete al módulo Asistentes del dashboard y selecciona Excel → Generar y actualizar → Descargar. Una vez descargado el archivo, aplica un filtro en la columna Check-in para identificar a los asistentes y envía el documento resultante al productor. ¿Cómo descargar base de datos?.  No obstante, si solo se requiere la cifra total de acreditados, puedes consultarla directamente desde la vista principal del dashboard "Asistencia" o desde la misma App en el botón "Tickets".