Manual de supervisor

Funciones del Supervisor de Evento

Un supervisor coordina y supervisa un evento desde el inicio hasta la conclusión. Sus responsabilidades incluyen:

Planificación Inicial: Consultar los detalles del evento en Google Calendar para comenzar la organización.
Protocolos de Prevención: Establecer pasos a seguir ante imprevistos, como la falta de registro de un usuario o un código QR.
Monitoreo de Requerimientos: Asegurar que se cumplan las necesidades específicas del evento, como cargar bases de datos y enviar invitaciones.
Formación: Revisar las guías de ayuda para entender la aplicación y el Dashboard. Facilitar manuales a acreditadores y programar capacitaciones 1-2 días antes del evento.
Visita Técnica: Coordinar una visita técnica con el productor del evento 1-2 días antes para confirmar los detalles logísticos.
Logística de Acreditación: Preparar la pre-acreditación y acreditación 1-2 días antes del evento.
Comunicación con el Productor: Confirmar el número adecuado de acreditadores, discutir reportes y completar el protocolo de cierre de acreditación.

Para dudas durante la planificación, contacta al líder de Onboarding de Ecopass.

Visita Técnica

Durante la visita técnica, el supervisor verifica los requisitos técnicos y prepara al equipo de acreditación. Las tareas incluyen:

Conexión a Internet: Asegurar acceso a WIFI o internet y solicitar las credenciales de la red.
Punto de Luz: Confirmar disponibilidad de puntos de luz para cargar dispositivos.
Extensión Eléctrica: Comprobar que haya al menos un alargador disponible.
Mobiliario: Verificar disponibilidad de mesas, sillas, toldos, etc.
Capacitación: Brindar una inducción al equipo de acreditación.
Materiales de Acreditación: Confirmar con el productor la disponibilidad de lanyards y porta credenciales.
Comunicación con el Productor: Verificar el programa del evento y requerimientos de acreditación.

Nota Importante: Si no se cumplen los requisitos mínimos, alertar a la producción sobre los posibles riesgos y dejar registro de la situación vía correo electrónico.

Capacitación

Durante la capacitación, ten en cuenta:

Manual de Referencia: Revisar los manuales de acreditación.
Práctica con la Aplicación: Realizar pruebas de acreditación con la aplicación.
Protocolos de operación: Asegurar que el equipo conozca las respuestas a situaciones imprevistas.
Normas y Consecuencias: Comunicar expectativas de comportamiento y consecuencias por incumplimiento a los acreditadores.

Pre-Acreditación (Día previo al evento)

Dispositivos: Asegurarse de que todos estén completamente cargados.
Aplicación: Confirmar que la App esté actualizada.
Materiales de Impresión: Verificar disponibilidad de rollos de etiquetas suficientes.
Pruebas Necesarias: Realizar registros de prueba y comprobar impresión de credenciales.
Soporte: Contactar al equipo de soporte Ecopass en caso de fallas.

Acreditación (Día del evento)

Puntualidad: Llegar al evento 1 a 2 horas antes.
Conexión: Asegurar que todos los dispositivos estén conectados a la red wifi.
Impresión: Calibrar las impresoras.
Electricidad: Comprobar que el punto de luz esté operativo.
Organización: Preparar el stand de acreditación y asignar roles.
Motivación: Brindar una charla motivacional al equipo.

Protocolo de Cierre de Acreditación

Inventario: Hacer un recuento detallado de equipos y accesorios.
Base de Datos: Enviar al productor al productor con la base de datos del evento, filtrada según lo solicitado (ej. asistentes, no asistentes, etc.).