Módulo Consentimiento Informado

La nueva Ley de Protección de Datos Personales (Ley 21.719) en Chile es una normativa que exige que el consentimiento que otorgan los asistentes para el uso de su información sea específico, inequívoco e informado. 👉 Video informativo

El incumplimiento de esta ley puede conllevar multas de hasta 20.000 UF para las empresas. Para facilitar el cumplimiento de esta normativa y proteger a los organizadores, la plataforma cuenta con un módulo automatizado de gestión de consentimiento que permite recolectar la aceptación de los usuarios de forma legal y segura durante su registro.

Paso 1: Acceso al Módulo

1. Inicia sesión en tu cuenta de Ecopass.
2. Selecciona el evento que deseas configurar o crea uno nuevo.
3. Al ingresar al dashboard en el menú lateral izquierdo, haz click en el módulo  "Consentimiento".
4. Una vez dentro activa la opción el el botón "Activar" estilo switch y luego seleciona el botón "Configurar" para comenzar con la configuración del consentimiento.

Paso 2: Configuración del Propósito y Datos

Para que el consentimiento sea válido, debes informar claramente para qué usarás la información:

1. Definir el Propósito: Selecciona o escribe el fin de la captura de datos (ej: Marketing y promociones, Análisis estadístico,Base de datos para terceros u otro).
2. Descripción Detallada: Redacta de forma simple cómo se tratarán estos datos. Recuerda ser transparente sobre quién tiene acceso a ellos.
3. Selección de Datos: Indica qué datos específicos recolectarás del usuario (nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, etc.).

Paso 3: Documentación

1. Carga de Términos (PDF): Te recomendamos subir un documento PDF con tus términos y condiciones legales completos. Esto aparecerá como un enlace descargable para el asistente.
2. Activar Obligatoriedad: Marca la casilla de "Consentimiento Obligatorio" si deseas que los usuarios no puedan finalizar su inscripción sin aceptar previamente estas condiciones.
3. Para finalizar el proceso verifica la información y haz click en el botón "Crear".

Paso 4: Visualización del Asistente (Experiencia de usuario)

Una vez activo, el flujo para el asistente será el siguiente:

• Al momento de registrarse, aparecerá un pop-up con la información que configuraste.
• El usuario deberá marcar la casilla de aceptación.
• Al finalizar, tanto tu como organizador como el asistente recibirán un correo electrónico con el respaldo de la aceptación del uso de datos.

Paso 5: Descarga de Evidencia Técnica (Fiscalización)

En caso de una auditoría o fiscalización, puedes obtener pruebas irrefutables de cumplimiento:

1. Dentro del módulo de Consentimiento.
2. Haz clic en "Descargar Excel".
3. Obtendrás un archivo con: ID de verificación, Nombre, Correo, Dirección IP y Fecha/Hora exacta de la aceptación.
4. Si solo deseas ver los detalles del consentimiento de un usuario en especifico haz click en el menú identificado con tres puntos "Acciones" y luego click en "Visualizar" seras redirigido a la página de consentimiento.

Preguntas Frecuentes:

1. ¿Qué hacer si no tengo el módulo de consentimiento en mi cuenta?

El módulo Consentimiento se activar en tu cuenta previa solicitud. Para ello, debes contactar a tu ejecutivo de ventas o escribirnos a soporte@ecopass.cl para que podamos asignarte a un ejecutivo que te dará toda la orientación necesaria para la activación.

1. ¿Debo activar el módulo de consentimiento en cada evento que realice?

Sí. Por medidas de seguridad y control de datos, esta configuración no se aplica de manera global a toda tu cuenta. Deberás activar y configurar el módulo de forma individual cada vez que crees un nuevo evento en la plataforma. Mantener este módulo activo es fundamental, ya que no solo te protege de infracciones legales y multas asociadas a la Ley de Protección de Datos, sino que también proyecta transparencia y genera mayor confianza en tus asistentes.

3. ¿Qué hacer si el sistema no le permite a un usuario procesar su registro o validar el consentimiento?

Este tipo de insidencia suele presentarse cuando el navegador o el dispositivo móvil del asistente bloquea el acceso a la ubicación. Para procesar el registro de forma segura y validar legalmente el consentimiento de uso de datos, el sistema requiere este permiso. La solucióm en estos casos es que el usuario simplemente debe ingresar a la configuración de su navegador, permitir el acceso a la ubicación y recargar la página. Con este breve paso, podrá finalizar su compra o registro sin ningún inconveniente.

4. ¿Qué hacer ante una fiscalización para otorgar las pruebas?

El sistema está preparado para brindarte pruebas irrefutables de cumplimiento en caso de una auditoría o fiscalización. Para obtener esta evidencia técnica, debes ingresa al módulo de Consentimiento y haz clic en el botón "Descargar Excel". Esto generará un archivo detallado con los datos probatorios exigidos, el cual incluye el ID de verificación, el nombre y correo del asistente, la dirección IP desde donde aceptó, y la fecha y hora exacta de la aceptación.

5. ¿Qué pasa si no activo la opción consentimiento en mi evento?

Si no activas esta opción en tu evento, no podrás usar los datos de los asistentes registrados, ya que la nueva normativa exige que el consentimiento sea específico, inequívoco e informado antes de capturar cualquier información. No podrás enviarles campañas de marketing, newsletters o cualquier otro tipo de comunicación. Si lo haces estarás cometiendo una infracción y te expones a multas además del riesgo de que suspendan tus operaciones.

Más sobre la ley de Protección de datos:

1. ¿Cuándo entra en vigencia exacta la nueva Ley de Protección de Datos?

Aunque la ley fue publicada en el Diario Oficial el 13 de diciembre de 2024, no entrará en plena vigencia hasta el 1 de diciembre de 2026. Sin embargo, se exige y recomienda a las organizaciones comenzar a ordenar y adaptar sus procesos desde ya para evitar contratiempos legales y proteger su reputación.

2. ¿A qué tipo de empresas u organizaciones aplica esta normativa?

La normativa impacta a cualquier organización, ya sea persona natural o jurídica, que trate datos personales dentro de Chile. Esto incluye especialmente a quienes recopilan información de asistentes mediante formularios de registro, bases de datos transaccionales, CRMs o herramientas de analítica en la organización de eventos.

3. ¿Cuáles son las multas exactas a las que me arriesgo si no cumplo?

Las sanciones impuestas por la nueva Agencia de Protección de Datos se dividen en tres niveles de gravedad:

• Infracciones leves: Multas de hasta 5.000 UTM, originadas por descuidos como no informar a tiempo cambios en el uso de los datos o faltas a la transparencia.
• Infracciones graves: Multas de hasta 10.000 UTM. Esto aplica si, por ejemplo, recolectas información de asistentes sin su consentimiento o les niegas ejercer sus derechos ARCO.
• Infracciones gravísimas: Multas de hasta 20.000 UTM por el uso fraudulento de datos o por omitir intencionalmente el reporte de una brecha de seguridad. Si estas infracciones se repiten, la multa podría escalar hasta representar entre el 2% y el 4% de los ingresos anuales por ventas y servicios de tu empresa.

4. ¿Qué son los derechos ARCO y cómo benefician a los asistentes de mi evento?

ARCO representa los derechos de los titulares de los datos: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición. Al momento de registrarse en tu evento, los usuarios tendrán control total para exigir ver cómo se está usando su información, solicitar corregir datos erróneos, pedir que sus datos sean borrados de tus bases o negarse a tratamientos no autorizados.

5. ¿Qué precauciones debo tomar si registro a menores de edad en mi evento?

Bajo esta ley, el consentimiento otorgado por menores de edad no tiene ninguna validez. Siempre se debe solicitar un consentimiento válido y verificable directamente de sus padres o tutores legales, y se prohíbe el uso de la información de los menores para fines comerciales u otras prácticas.

5. ¿Qué debo hacer si ocurre una filtración de datos de mi evento?

Debes notificar el incidente de seguridad de manera inmediata a la Agencia de Protección de Datos y a todos los titulares (asistentes) afectados. Reaccionar con rapidez, tener un plan de mitigación en las primeras dos horas del incidente y mantener la transparencia es esencial para conservar tu credibilidad.

5. ¿Qué es un DPO y necesito tener uno en mi organización?

El DPO (Delegado de Protección de Datos) es la persona encargada de supervisar tus procesos de datos, asegurar la correcta aplicación de la ley y servir como enlace oficial con la agencia fiscalizadora. La necesidad obligatoria de nombrarlo dependerá del tipo, escala y nivel de riesgo de los datos que manejes, pero siempre es aconsejable designar formalmente a un responsable de privacidad en tu equipo.

5. ¿Qué evidencia debo tener preparada en caso de una fiscalización de la Agencia?

Para demostrar un cumplimiento irrefutable de la ley 21.719, debes contar con registros técnicos y operativos, como: un inventario de tratamientos de datos, políticas de privacidad publicadas, contratos actualizados con terceros que manejen tus bases, y registros de incidentes o solicitudes de los titulares. (Es aquí donde el módulo automatizado cobra vital importancia, ya que te permite descargar un archivo Excel con el ID de verificación, dirección IP, fecha y hora exacta del consentimiento de cada usuario).