Invitaciones RSVP

Aquí te explicamos cómo funciona el proceso paso a paso:

Paso 1: Configuración previa del ticket

Primero, debes tener tu evento creado y generar un ticket de cortesía desde el módulo "Tickets".
Asigna un nombre al ticket, la cantidad de invitaciones disponibles y configura el mensaje de compra (este es el mensaje final de confirmación que recibirá el invitado una vez que acepte asistir, donde puedes incluir detalles como el programa del evento).

Paso 2: Generar y diseñar la invitación

Dirígete al módulo Invitaciones y haz clic en el botón "generar invitación".
Selecciona el ticket de cortesía que creaste, agrega el asunto del correo y redacta tu mensaje de invitación.

Recomendación: Mantén este mensaje breve para que el usuario se enfoque en hacer click para confirmar o rechazar. Puedes usar la barra de herramientas para personalizar el correo con el nombre de cada asistente.

Paso 3: Carga de invitados (Individual o Masiva) Puedes agregar a tus invitados de dos maneras:

Individual: Ingresa manualmente los datos de una sola persona y haz click en "agregar invitado".
Masivo: Descarga la plantilla de Excel proporcionada por el sistema, pega los datos de todos tus invitados (incluyendo respuestas a preguntas adicionales como empresa o cargo si las configuraste), guarda el archivo y súbelo nuevamente a la plataforma.

Paso 4: Envío y experiencia del invitado

Una vez cargados los datos, haz click en "enviar invitación" y confirma.
El invitado recibirá un correo electrónico personalizado que incluye el banner del evento, el mensaje de la invitación y un botón principal para confirmar su asistencia.
Al presionar el botón, será dirigido a la página del evento donde tendrá dos opciones claras: Aceptar la invitación o Rechazarla.
Si acepta: El sistema lo llevará a una página donde podrá descargar su código QR de acceso y, en paralelo, recibirá un correo de confirmación con su entrada adjunta y el mensaje que configuraste en el Paso 1.
Si rechaza: Le aparecerá un mensaje agradeciéndole por avisar que no podrá asistir.

Paso 5: Monitoreo.

Como productor, podrás ingresar al módulo Asistentes para ver en tiempo real quiénes han aceptado, quiénes han rechazado y quiénes siguen pendientes de respuesta.
En el módulo Invitaciones, podrás ver un resumen consolidado y descargar un Excel con el estado de todos tus invitados.
📲 Links directos: Si algunos de los invitados aún esta pendiente por por confirmar, podrás descargar el Excel que contiene un link de confirmación único por persona. Puedes copiar este enlace y enviárselo directamente por WhatsApp o cualquier otro canal directo para que confirmen su asistencia rápidamente.

Preguntas frecuentes:

¿Cómo activo el módulo Invitaciones en mi cuenta?

Invitaciones solo se puede activar en tu cuenta previa solicitud. Para ello, debes contactar a tu ejecutivo de ventas o escribirnos a soporte@ecopass.cl para que podamos asignarte a un ejecutivo que te dará toda la orientación necesaria para la activación. Una vez que el equipo de Ecopass active el módulo en tu cuenta, este quedará disponible para todos tus eventos.

¿Puedo agregar más imágenes o gráficas dentro del cuerpo de la invitación?

No. Actualmente, el sistema permite editar y personalizar el mensaje de texto, pero no admite la carga de gráficas adicionales en el cuerpo del correo. La única imagen que se visualizará es el banner principal que configuraste en la creación general del evento. Esto asegura que el correo sea liviano y no sea marcado como spam.

¿Es posible cambiar el color o el texto del botón de confirmación?

No. El diseño y el texto del botón forman parte de una plantilla preestablecida y optimizada. Este diseño ha sido testeado para garantizar una alta tasa de clics y una experiencia de usuario intuitiva, permitiendo que el invitado identifique rápidamente la acción principal: confirmar su asistencia.

¿Puedo gestionar las confirmaciones a través de WhatsApp o llamadas telefónicas?

Sí. Puedes realizar un seguimiento proactivo de la siguiente manera:

Desde el módulo de Invitaciones, descarga el archivo Excel.
Filtra a los invitados con estado "Invitación pendiente".
Copia el link de confirmación único que aparece para cada persona.
Envía dicho enlace por WhatsApp o, si realizas la confirmación por teléfono, abre tú mismo el link para marcar la opción que el invitado te indique (Aceptar/Rechazar).

¿Puedo enviar invitaciones segmentadas por categorías (VIP, Sponsors, Público General)?

Sí. La plataforma permite segmentar tus envíos creando tickets de cortesía diferenciados para cada grupo.

Paso 1: Crea tickets específicos en el módulo correspondiente (ej. "Invitado VIP", "Sponsor", "Prensa").
Paso 2: En el módulo de Invitaciones, genera un envío independiente para cada uno de estos tickets.

Esto te permitirá tener un control total en el panel de Asistentes, donde podrás filtrar en tiempo real quiénes de cada categoría han aceptado o rechazado. Además, el día del evento, podrás identificar rápidamente el perfil del invitado al momento de escanear su código QR.

¿Qué pasa si necesito enviar más invitaciones de las que definí inicialmente en el stock del ticket? Si tu lista de invitados crece y superas la cantidad permitida por el ticket de cortesía vinculado, solo debes seguir estos pasos:

Dirígete al módulo "Tickets".
Busca el ticket de cortesía correspondiente y haz click en "Editar".
Aumenta el Stock según lo necesites y guarda los cambios.
Una vez actualizado, podrás regresar al módulo de Invitaciones y continuar cargando o enviando invitaciones.